Digitalización de documentos y tratamiento digital
La digitalización y escaneado de documentos es un proceso que le permite acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos desde cualquier punto conectado.
GitDoc le asesora realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:
- Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
- Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
- Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
- Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.
Nuestro sistema reduce los costes de la digitalización y resuelve las necesidades de consulta a través del portal Web de GitDoc.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y TRATAMIENTO DIGITAL
Le organizamos la recogida de la documentación con medios propios en cualquier lugar de la geografía Española, independientemente que este ubicada en un único centro o en diferentes puntos. Cada bulto es identificado con una etiqueta con código de barras la cual se utiliza para garantizar la trazabilidad del bulto en toda la cadena documental.
En el momento de realizar la entrada en el centro de digitalización de GitDoc, nuestro personal recepciona el pedido y verifica la entrada de todos los bultos a través del código de barras que se utilizó en la recogida.
En GitDoc previo al proceso de digitalización procedemos a la preparación de la documentación para su tratamiento automático o manual, de forma que evitemos el deterioro de originales y automaticemos el proceso de digitalización de documentos.
Para ello realizamos los siguientes procesos:
- Eliminación de sobres.
- Extraer documentación de carpetas o fundas.
- Documentación anexa a expurgar.
- Eliminación de grapas.
- Clasificación por tipología documental.
- Creación de lotes de trabajo de la documentación.
GitDoc cuenta con una variada selección de escaners que permiten afrontar con la máxima garantía cualquier proyecto de digitalización de archivos y tratamiento digital.
Se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escaners, que según las necesidades del trabajo serán de:
- Escaner de alta producción.
- Digitalización masiva de documentos.
- Escaner de media producción.
- Digitalización de nuevos documentos como parte de un flujo de trabajo o digitalización bajo demanda.
- Escaner de planos.
- Digitalización de planos A2, A1, A0.
- Escaners Verticales
- Digitalización de documentos encuadernados.
Generación de ficheros digitales en distintos formatos PDF, TIF, JPG, etc.
Tratamiento automático de la imagen aplicando filtros y mejoras en la calidad de la imagen.
En esta fase se realizan una serie de controles de calidad, habituales en nuestra compañía, siguiendo los procedimientos internos de GRUPO GitDoc, así como otro tipo de controles siguiendo los requerimientos dados por el cliente, entre estos se encuentran:
- Controles del número de documentos digitalizados.
- Verificación de la calidad de las imágenes.
En esta fase lo que se hace es grabar una información, acordada previamente con el cliente, a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda sencilla por diferentes criterios.
Nuestro software GitDoc es capaz de capturar datos automáticos de formularios a través de OCR/OMR, así como lectura de códigos de barras.
El reconocimiento óptico de caracteres OCR, es el proceso que transforma archivos en formato imagen en archivos de formato texto.
GitDoc, explota sistemas que disponen de la tecnología OCR/OMR para el proceso automático de formularios y encuestas.
Esta tecnología permite procesos masivos, reduciendo los costes ostensiblemente.
Los procesos de OCR / OMR combinados con los procesos de Videograbación, apoyados en diccionarios especializados, garantizan un alto grado de calidad en la grabación de datos.
Una vez realizada la grabación de los datos mediante recursos automáticos o manuales, es aconsejable, para garantizar la calidad de los datos, realizar un proceso de verificación, que consiste en volver a grabar los datos (índices) para que el sistema compare y compruebe que la información grabada es correcta. Esta fase es fundamental para mejorar la calidad final de la grabación.
Puesta a disposición imágenes e índices: Alojamiento en nuestra plataforma Web GitDoc, formatos de salida según requerimientos del cliente: las herramientas de exportación de nuestro software GitDoc, nos permiten atender cualquier requerimiento de nuestros clientes personalizando los formatos y canales, incluyendo remotamente vía SFTP, VPN, etc.
Para el acceso de los usuarios a esta información, ya digitalizada y en su caso asociada a una información, GitDoc le ofrece 3 posibilidades:
- El acceso a la documentación de los usuarios a través de nuestro portal Web GitDoc mediante aplicación de Gestión Documental GitDoc.
- La implementación del software de Gestión documental GitDoc instalado en su Organización.
- Implementación de las imágenes y datos a las aplicaciones que estén utilizando actualmente en su compañía.
Transcurrido el plazo deseado podemos realizar expurgo de la información que carece de valor y eliminarse del almacenamiento on-line de forma segura.
Finalmente, una vez terminadas todas estas fases el papel físico se introduce en los contenedores homologados, adecuadamente codificados, para su custodia en nuestra central de Archivo.
Con todo ello conseguimos unas mejores prácticas para el cumplimiento normativo, el acceso a los documentos y la seguridad.
