Workflow

Procesos

eficacia y seguridad          

Diseño

• Ordenamiento secuencial o en paralelo de las tareas.

• Planificación gráfica de rutas por el organigrama de la empresa.

• Asignación automática de los usuarios a los que se adjudican las tareas.

• Asignación de recursos a las mismas.Soportes digitales

Puesta en marcha

• Inicio del proceso. La ejecución se puede iniciar desde la captura de un documento, desde los resultados de una consulta o desde la selección de la tarea por el usuario.
• Ejecución del enrutamiento.
• Gestión, creación, edición, visualización, autorización, firma o eliminación por parte del usuario.

Ejecución

• Envío de avisos de las actividades de su responsabilidad.
• Control de estados.
• Definición y control de alertas.
• Consulta de procedimientos on-line para cada instancia de proceso.

Seguimiento

• Permite el conocimiento del estado de los procesos.

Gestión de procesos

• Creación y evaluación métrica de tiempo, costes y calidad del proceso.
• Los procesos quedan registrados, lo que permite la elaboración de históricos.

 
Facilidad de personalización

La configuración y personalización de la aplicación se realizan utilizando los módulos de administración, posibilitando la creación de un entorno a medida en consonancia con las necesidades del usuario.

Implantación y conectividad

Nuestro enfoque, basado en una metodología propia, se adapta a la naturaleza de este tipo de proyectos, y a las características técnicas y funcionales de la solución.

Sus herramientas de última generación permiten la rápida implantación y conectividad con el resto de los sistemas de la empresa.

Seguridad

Esta aplicación permite el seguimiento de cualquier documento y la trazabilidad de todas las incidencias, para medir la calidad del trabajo y garantizar el conocimiento de quién, cuando, qué se ha hecho y quién lo ha autorizado en todo momento.

Identificación mediante certificados digitales y firma electrónica de documentos, lo que proporciona la máxima seguridad.

Flujos de trabajo

La actividad diaria de las organizaciones implica la definición y ejecución de flujos de trabajo o workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo.

Los flujos de trabajo de muchas de estas organizaciones incluyen en su secuencia de tareas la gestión de documentos, como por ejemplo: la generación y aprobación de órdenes de compra, autorizaciones de notas de pedido, aprobaciones de crédito, procesos de reclamaciones, pago de facturas de proveedores, etc.

Este tipo de tareas se llevan a cabo normalmente de forma manual empleándose una gran cantidad de horas en trabajos administrativos (e incurriendo en grandes costes de explotación) debido al volumen masivo de documentos a manejar, la alta dependencia de papel, el traslado de información entre personas, la falta de conocimiento de los procesos de la empresa o la dificultad para medir el cumplimiento de estándares y costos involucrados.

Esto implica una ejecución lenta y sin un control fiable sobre la misma, en un entorno con demandas crecientes de competitividad, calidad y servicio al cliente; mejora continua de los procesos; mejor coordinación, comunicación y cooperación; mayor agilidad y flexibilidad de los sistemas que soportan el negocio.

La amplia experiencia de nuestra empresa en la gestión y automatización de procesos documentales, nos permite contar con una solución capaz de satisfacer las mencionadas necesidades de nuestros clientes, automatizando el intercambio de información entre los participantes y de acuerdo a las reglas de negocio establecidas. Con la solución GIT-DOC la gestión de aquellos procesos que requieren el intercambio y revisión de documentos por distintas personas se puede automatizar, facilitando la gestión y el control de la información.

De esta forma, se evita tener que manejar grandes volúmenes de papel, logrando un conocimiento real de los costes y su reducción respecto a los procesos manuales, permite una visión global de los procesos corporativos, un mejor entendimiento del negocio y el control total del cumplimiento de estándares.

Por otra parte, la monitorización proporciona la información necesaria acerca de la eficiencia de los procesos para poder poner en marcha medidas correctoras, agilizar los procesos, eliminar cuellos de botella, redefinir controles de seguridad y garantizar la ejecución de los mismos.

GIT-DOC Workflow es una solución que permite la definición, administración y control los flujos de trabajo y la automatizacion de procesos.

Las funcionalidades de GIT-DOC WORKFLOW permiten:

1) El diseño de procesos pudiendo especificar:

Las tareas que componen el proceso y el orden secuencial o en paralelo en que deberán ejecutarse. Además se podrán planificar gráficamente las rutas y dibujar los diferentes recorridos de los documentos por el organigrama de la empresa.

También se contempla el diseño de rutas alternativas para el caso de que en un mismo proceso, los documentos en función de ciertos criterios, puedan seguir rutas diferentes.

Las personas que las van a realizar. Se asegura que las tareas se asignen a las personas de forma automática según criterios establecidos.

El sistema observa la posibilidad de introducir órdenes de delegación de tareas en otro usuario (para que en caso de ausencia de un responsable no se detenga el proceso) asegurando que éstas quedan reflejadas.

Los recursos de información que se asignarán proactivamente a las personas que deban ejecutar las tareas para asegurar su realización.

2) Puesta en marcha del proceso. La ejecución de un proceso se puede iniciar de varias formas: desde la captura de un documento, desde los resultados de una consulta (pudiendo recuperarse por infinidad de criterios o reglas a establecer: autor, nombre, procedencia, palabras clave, códigos, etc.) o bien, mediante la selección de la tarea por el usuario.

Una vez iniciado, las acciones ejecutadas son:

El enrutamiento de los documentos hacia los distintos usuarios que realizarán las funciones asignadas según el proceso.

Una vez los documentos llegan al usuario asignado, éste podrá gestionar, crear, editar, visualizar, autorizar, firmar o eliminar dichos documentos o imágenes.

3) Durante la ejecución del proceso permite:

Envío de avisos a las personas de las actividades de su responsabilidad y que son parte de una cola de workflow, optimizando la colaboración entre personas que compartan procesos.

Control de estados: si varios usuarios tienen que realizar aportaciones a un mismo documento, el sistema gestiona el acceso a éste, de modo que no se solapen modificaciones ni se generen conflictos de múltiple concurrencia.

Definición y control de alertas según criterios de tiempo, evento o condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un escalado de actividades a otras personas para que las resuelvan o una reasignación automática.

Consulta de procedimientos "on line" para cada instancia del proceso.

4) Seguimiento de las tareas en curso. GIT- DOC permite el conocimiento del estado de los procesos.

5) Gestión de procesos. Posibilidad de crear y evaluar métricas relacionadas con el tiempo, coste o calidad del proceso. Todos los procesos realizados quedan registrados para su cómputo, análisis y seguimiento, lo que además posibilita disponer de un histórico.

Funcionalidades Workflow

La gestión de procesos de GIT-DOC, es una solución que permite la definición, administración y control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos asociados.

Durante el diseño de procesos se especifica:

• Las tareas que componen el proceso y el orden en que deberán ejecutarse.

• La planificación gráfica de las rutas, dibujando los diferentes recorridos de los documentos por el organigrama de la empresa.

• Los usuarios responsables que las van a realizar, las tareas se asignan a las personas de forma automática según criterios establecidos.

• La posibilidad de introducir órdenes de delegación de tareas
  en otro usuario.

• Los recursos de información que se asignarán a las personas 
  que deban ejecutar las tareas para asegurar su realización.

La puesta en marcha del proceso comienza desde la captura de un documento, desde los resultados de una consulta o mediante la selección de la tarea por el usuario.

El enrutamiento de los documentos se produce de forma automática hacia los distintos usuarios que realizarán las funciones asignadas según el proceso: gestionar, crear, editar, visualizar, autorizar, firmar o eliminar dichos documentos o imágenes.

Durante la ejecución de proceso están disponibles múltiples funciones:

• Envío de avisos a las personas de las actividades de su responsabilidad y que son parte de un workflow.

• Control de estados: gestión del acceso al documento por 
  distintos usuarios de modo que no se solapen modificaciones ni 
  se generen conflictos de múltiple concurrencia.

• Definición y control de alertas según criterios de tiempo, 
  evento o condición, provocando así algún mensaje a un 
  supervisor, un escalado de actividades a otras personas para 
  que las resuelvan o una reasignación automática.

• Consulta de procedimientos "on line" para cada instancia del proceso.

• Seguimiento de las tareas en curso. GIT- DOC permite el conocimiento del estado de los procesos.

La gestión de procesos permite crear y evaluar métricas relacionadas con el tiempo, coste o calidad del proceso. Todos los procesos realizados quedan registrados para su cómputo, análisis y seguimiento, lo que además posibilita disponer de un histórico.