Registro entradas-salidas

El registro de entrada de documentos ha evolucionado de forma relevante en los últimos tiempos, utilizando recursos integrados en la gestión documental. Estos cambios suponen importantes mejoras en la explotación de la información.

En este entorno, distintos organismos, instituciones y empresas privadas demandan soluciones en el mercado para controlar y gestionar la entrada y salida de la documentación (correspondencia, fax,  e-mail), así como la distribución de documentos.

Son múltiples las razones para aseverar que el proceso automatizado en el registro de documentos (información), nos aporta resultados excepcionales.

Soluciones GIT-DOC

GIT-DOC, Registro de entrada salida es una solución pensada para gestionar toda la documentación que entra y sale en una organización mediante procesos automatizados. Permite archivar, distribuir y controlar toda la información con la máxima eficacia.

El sistema, además de servir de repositorio documental en el que ordenar la documentación, integra los procesos habituales para su tratamiento (gestión y distribución).

Mejora la eficacia operativa

Los usuarios del sistema pueden:

  • Capturar documentos (Escáner, Archivos, E-mail, Fax, Formularios).  
  • Distribuir copias electrónicas a los distintos usuarios que realizarán las funciones asignadas según el proceso.   
  • Gestionar, crear, editar, visualizar, autorizar, firmar, imprimir o eliminar dichos documentos.   

Durante la ejecución del proceso permite:

  • Envio de avisos.
  • Control de estados.
  • Definición y control de alertas.
  • Consulta de procedimientos para cada instancia del proceso.
  • Seguimiento de las tareas en curso.
  • Gestión de procesos.

Características funcionales:

  • Asociación con el registro de e-mails corporativos y firmas digitales registradas.  
  • Control de las modificaciones e impresiones.
  • Impresión del libro de registro.
  • Personalización y aseguramiento de los registros (fecha, firma, sello...).
  • Numeración automática.
  • Clasificación por categorías, configurable.
  • Consultas por varios conceptos.
  • Seguridad:
  • Autorizaciones mediante firma electrónica.
  • Impresión con marca de agua.
  • Notificación, alertas por correo electrónico.
  • Perfiles de usuarios. Configuración de acceso a nivel de carpetas y documentos.  
  • Control de informes estadísticos.