Digitalización de archivos

Preparación de la documentación

En GRUPO GITDOC con la documentación recibida, y consensuado con el cliente, procederemos a:

• Eliminación de sobres.
• Extraer documentación de carpetas o fundas.
• Documentación anexa a expurgar.
• Eliminación de grapas u otros elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada.
• Clasificación por tipología documental.
• Asignar a cada grupo de trabajo su documentación.
• Creación de lotes de trabajo.

Digitalización

Mediante este proceso conseguimos la obtención de la imagen del documento físico.

Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escaners, que según las necesidades del trabajo serán de:

• Alta producción.
• A0, planos.
• Verticales para documentos encuadernados en libros.
• Doble cara, color.

La digitalización de archivos le ofrece diferentes posibilidades de tratamiento electrónico de su documentación:

• O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres).
• Lectura de marcas.
• Lectura de Códigos de Barra.
• Lectura por zonas.
• Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, Etc..

Las imágenes digitalizadas:

• Pueden ser visualizadas en un monitor.
• Impresas sobre papel.
• Enviadas a terminales remotos mediante red interna o externa.
• Enviadas por correo electrónico.
• Guardadas en su disco duro para utilizarlas en sus informes o trabajos.

Eventualmente, también les ofrecemos el servicio de digitalización en sus instalaciones, poniendo si es necesario el personal y los medíos tecnológicos necesarios.

En este momento las imágenes una vez digitalizadas, quedaran organizadas en directorios sin ningún tipo de información asociada y con la única posibilidad de buscarla por el nombre del fichero imagen.

Si se quiere continuar con el proyecto, la siguiente fase, una vez realizados los controles de calidad pertinentes, es la indexación, en ella a las imágenes digitalizadas, se le asocia una información que facilitará su localización.

Control de calidad

En esta fase se realizan una serie de controles de calidad, habituales en nuestra compañía, siguiendo los procedimientos internos de GRUPO GITDOC, así como otro tipo de controles siguiendo los requerimientos dados por el cliente, entre estos se encuentran:

• Controles del número de documentos digitalizados.
• Verificación de la calidad de las imágenes.
• Proceso de centrado del documento escaneado.

Indexación (Grabación de datos)

En esta fase lo que se hace es grabar una información, acordada previamente con el cliente, a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda sencilla por diferentes criterios.

Esta fase no es obligatoria, como hemos comentado en la digitalización.

Verificación de la grabación

Una vez realizada la grabación de los datos del expediente, es aconsejable, para garantizar la calidad de los datos, realizar un proceso de verificación, que consiste en volver a grabar los datos más importantes (índices) para que el sistema compare y comprueba que la información grabada es correcta.

Esta fase no es obligatoria, aunque si es fundamental para mejorar la calidad final de la grabación.

Salida - grabación de imágenes

Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, GRUPO GITDOC le ofrece diferentes posibilidades de almacenamiento:

• Discos compactos (CD).
• Magneto ópticos.
• DVD.
• Cintas.
• Discos duros externos.
• Etc.

Los nuevos medios se caracterizan por una gran capacidad de almacenamiento y una recuperación rápida de los documentos.

Consulta de imágenes y datos

Para el acceso de los usuarios a esta información, ya digitalizada y en su caso asociada a una información, contamos con una variada gama de posibilidades. A estas soluciones las denominamos ARCHIVO DIGITAL:

• Que la documentación sea puesta a disposición de los usuarios en CDs con el visualizador GIT-DOC.
   
• El acceso a la documentación de los usuarios a través de un sistema de consulta en Internet mediante un browser. Alternativamente es posible establecer una línea punto a punto con el cliente.
   
• La implementación de un software de administración de documentos GIT-DOC instalado en su Organización.
  Este software permite incorporar, eliminar y modificar los archivos en función de los permisos y vincularlos con documentos electrónicos de aplicaciones que se usan habitualmente (Word, Excel, Acrobat Reader, etc.).
   
• Implementación de las imágenes y datos a las aplicaciones que estén utilizando actualmente en su compañía.

Consultas WEB

Mediante consultas a la Web de GIT-DOC, GRUPO GITDOC ofrece un servicio de acceso a la documentación de los usuarios a través de un sistema de Gestión documental en Internet al que se accede mediante un browser que permite:

• Tener información del estado y ubicación de cada documento o caja.
   
• Efectuar la solicitud del documento desde el Browser de Internet.
   
• Además, si la consulta es por documento y únicamente desea consultar la imagen de los documentos, Ud. podrá solicitarlo y ver el documento ya sea a través de un mail enviado a su casilla personal o mediante una consulta con contraseña desde la Web.

Archivo de documentos

Finalmente, una vez terminadas todas estas fases el papel físico se introduce en los contenedores homologados, adecuadamente codificados, para su custodia en nuestra central de Archivo.