Custodia de archivos
A través de los servicios de custodia de archivos y documentos que ofrecemos, lo que pretendemos es que los clientes puedan optimizar sus instalaciones, y no las dediquen a archivo sino a su negocio.
La documentación, una vez inventariada e introducida en contenedores, queda grabada en un sistema informático especifico a tal fin, en el que indica exactamente donde quedará ubicado dentro de nuestras instalaciones.
Mediante esta información, su posterior localización física es muy rápida y segura.
En todos los casos nos adaptamos a la normativa vigente relativa a custodia de documentos.
Nuestros contenedores son neutros, no identificando ni cliente, ni tema. En cuanto a su fabricación, son de alta calidad con una alta resistencia al aplastamiento así como una baja capacidad de absorción de agua.
También tenemos la opción de adaptarnos a los clientes, utilizando sus contenedores, si ya los tiene inventariados.
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Transporte
Le organizamos la recogida de la documentación en cualquier lugar de la geografía Española, independientemente que este ubicada en un único Centro o en diferentes puntos.
La recogida puede ser mediante un servicio de transporte exclusivo, utilizando un servicio únicamente para ese acto, o dentro de una ruta, dependiendo siempre del valor que el cliente otorga a la documentación y del número de contenedores a enviar.
Así mismo y dependiendo de la localización del Centro, podemos utilizar nuestros medios, o bien facilitarles el acuerdo con empresas solventes dentro de esta actividad, que mueven documentación en toda España.
Este servicio deberá asegurar:
- La documentación deberá viajar en contenedores que optimicen el espacio y que cumplan con todas las normas vigentes.
- El transporte de la documentación, totalmente inventariada y en condiciones de plena seguridad.
- Constancia documentada de la salida de las dependencias del cliente y entrada en los locales de GRUPO GITDOC.
Inventarios
Una vez definidos todos los criterios de clasificación y sus procedimientos, se realizara:
- Un inventario de los documentos históricos ya archivados en carpetas o cajas.
Tras años de trabajo, su empresa ha acumulado un importante volumen de documentos y material que se encuentra desorganizado y requiere de una clasificación según los criterios definidos en el paso anterior.
- Listados globales con la documentación inventariada.
Este servicio se puede realizar en sus instalaciones o bien en nuestro centro de clasificación.
De nuestra experiencia, en proyectos similares en otra empresas, el inventario puede generar tres grupos de documentación:
- Documentación para digitalizar.
- Documentación para su custodia y archivo en el almacén sin digitalizar.
- Documentación para destruir.
Este inventario, de acuerdo a las necesidades del cliente, se puede realizar a nivel de caja, a nivel de expediente e incluso a nivel de documento.
Control de entrada de archivo
En el momento de realizar la entrada en los almacenes de GRUPO GITDOC, nuestro personal verifica su entrada.
Los códigos que asignamos al contenedor, son la única fuente de información del contenido de cada caja y que es indescifrable para una persona ajena a nuestra compañía.
De toda esta información se generará una documentación de la que quedará reflejo en las Bases de Datos, para su posterior consulta, Así mismo se le facilitará al cliente, si lo solicita una copia impresa de la misma.
Consulta de archivo físico
Una vez tenemos un nuestro poder su documentación, podrá realizar las consultas que estime oportunas siguiendo los siguientes criterios que a continuación detallamos.
Las consultas se solicitarán telefónicamente, por fax o por correo electrónico a la empresa GRUPO GITDOC, y la entrega de los documentos se efectuará en cajas normalizadas y con los debidos testigos y albaranes de préstamos.
Las consultas del documento físico en papel se pueden realizar de dos formas, en función de las necesidades del Cliente :
En nuestro Centro de custodia.
- En este caso se facilita al cliente una zona, habilitada para tal fin, en el que podrá consultar la documentación que necesite.
- Nuestros operarios localizarán informáticamente la documentación, accederán a la nave para sacar físicamente los documentos y se lo facilitarán.
- Siempre quedara registrada la consulta, con documento, caja, fecha, persona que realiza la consulta y operario de GRUPO GITDOC.
- Así mismo se facilitara al cliente la opción de realizar una fotocopia de los documentos que necesite.
Realizando el envío de los documentos a sus instalaciones.
Según la forma de contratación del servicio:
- Las consultas por caja se satisfacen con el envío de la caja que contiene el documento (sin abrirla)
- Las consultas por documento, con el envío del documento solicitado, mediante su envío por fax, correo electrónico o la publicación de su imagen en la web.
En cuanto a los plazos de entrega se pueden realizar según dos modalidades:
Consulta Normal (de Cajas o Documentos):
Las consultas efectuadas durante un día son satisfechas en el primer día hábil siguiente.
Consulta Urgente (de Cajas o Documentos):
Todas las consultas efectuadas son satisfechas en 4 horas hábiles, si es en Madrid.
Las consultas de documentos que solucionamos por medios electrónicos, fax, correo electrónico y web son siempre consideradas urgentes.
Una vez terminada la consulta de la documentación requerida, se efectuará la devolución de la misma al Centro de custodia.
Mensualmente, el cliente recibirá de la empresa GRUPO GITDOC la siguiente información:
- Informe de consultas realizadas en el mes.
- Informe de consultas devueltas en el mes.
- Informe de consultas pendientes de devolución.
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